Često postavljana pitanja

Potpuno upravljane IT usluge – Gama System BH nadgleda, upravlja, podržava i osigurava sve IT sisteme i korisnike za fiksnu i predvidljivu mjesečnu naknadu.

Prodaja i implementacija Gama System eDocs 5 sistema za upravljanje dokumentima i procesima unutar firme te Gama System eArchive sistema za dugotrajnu pravno valjanu elektronsku arhivu dokumenata.

Co-Managed IT Services – Podržavamo interni IT kao produžetak vašeg tima. Ova uloga uključuje jednokratne usluge i posebne projekte. Mi upravljamo pozadinom, dok interni team upravlja svim ostalim.

Savjetovanje i prodaja IT opreme.

Vodeći se IT strategijom i smjernicama za usklađenost, Gama System BH popunjava dvije glavne praznine u IT industriji. Ova ekspertiza pomaže klijentima da:

uštede vrijeme, novac i povećaju profitabilnost,
smanje frustraciju zaposlenih i poboljšaju moral tima,
učvrste odbranu od krađe podataka, ransomware napada i legalnih napada.

Pojednostavljujemo poslovanje definiranjem pravih i realnih tokova dokumenata i procesa unutar firme, praviće radne procese.

Pomažemo da klasificirate, organizujete vaše fizičke dokumente te ih u velikim količinama osigurate u elektronskom obliku uz pomoć Gama System eArchive rješenja.

Koliko informacija u vašoj firmi dnevno, proizvedu i razmjenjuju zaposleni interno ili sa vanjskim okruženjem? Koliko ovih informacija je na papiru? Kolika bi bila korist automatizovanog načina organizovanja, snimanja, digitalizacije, označavanja, odobravanja, čuvanja, pristupa i izvršavanja zadataka koji uključuju vaše poslovne datoteke i dokumente? Koliko takav sistem doprinosi efikasnosti, produktivnosti i uštedama?

Sistem za upravljanje dokumentima ili DMS (Document Management System) obezbjeđuje:

• centralno, osigurano i pretraživo spremište za sve vrste zapisa ili dokumenata,
• digitalni prenos papirnih dokumenata i njihovu pohranu, čime se eliminira potreba za dodatnim prostorom (i troškovima) potrebnim za skladištenje papira, te se postiže raspoloživost, ubrzanje obrade, poboljšanje organizacije i povećanje efikasnosti,
• smanjenje rizika od gubitka ili oštećenja zapisa, putem digitalnog pohranjivanja.

Faktori koji utiču na dodavanje novih funkcionalnosti u poslovne softverske proizvode su uzrokovani potrebama firmi za unapređenje poslovanja. Granice između srodnih softverskih alata se gube. Napredni DMS imaju funkcionalnosti koje se preklapaju sa sistemima za upravljanje sadržajem (CMS), digitalnom upravljanju imovinom (DAM) i sistemima za upravljanje zapisima (RMS).

Po prirodi svoje funkcije, progresivni DMS su obogaćeni mogućnostima i alatima za kolaboraciju, sigurnost, radni tok (procese), revizijske tragove i nadzor. Sistem za upravljanje dokumentima je jedno od sredstava za transformaciju Vaše firme i potpuno ovladavanje informacijama uz pomoć digitalnih tehnologija.

Organizacije ili firme koje žele da posluju bespapirno, tako da digitalizuju fizičke papirnate zapise, često traže samostalnu aplikaciju za obradu skenova kako bi se ovi zapisi brzo učitali, bez potrebe za dodatnim koracima. Aplikacije za digitalizaciju su ponekad dio većeg integrisanog paketa koji nudi dodatne alate za praćenje, pohranu i dohvat tih digitalnih zapisa (dokumenata).

Firme u određenim sektorima podliježu državnim propisima koji određuju kako se podaci pohranjuju i kako im se pristupa. Ovi propisi često zahtijevaju od organizacija da čuvaju arhivske i trenutne dokumente u digitalnom formatu i da ograniče ko im može pristupiti. Tada se traže aplikacije za upravljanje dokumentima koje su dizajnirane da obezbijede usklađenost, i uključuju funkcije kao što su revizijski tragovi i dozvole zasnovane na aktivnostima ili ulogama. Dokumentni sistem postaje virtuelna soba za dokumente koja nudi više mogućnosti i zaštite od standardnih sistema za upravljanje dokumentima.

Mnoge firme imaju poteškoća u pronalaženju i pristupu dokumentima. Na primjer, dokumenti se mogu pohraniti na više lokacija, uključujući mrežne pogone (diskove), pojedinačne radne površine računara i platforme za razmjenu datoteka na webu, što u nekim slučajevima može kršiti pravila firme. Rješenje je da objedinite prostor za pohranu dokumenata tako da zaposleni mogu lako i bezbijedno da pristupe dokumentima. Kada nema ograničenja u pogledu vrste pohranjenog dokumenta, dobijate rješenje za upravljanje svim poslovnim sadržajima (ECM).

Određene firme zahtijevaju rješenja koja su prilagođena specifičnim životnim ciklusima dokumenta u njihovoj organizaciji i uključuju alate za upravljanje predmetima ili ugovorima. Idealno je kada se svaki radni tok može formalizirati unutar DMS-a. Takav softver za upravljanje dokumentima pomaže u automatizaciji i praćenju jedinstvenog radnog toka ovih zapisa kako bi se poboljšala efikasnost uz istovremeno osiguravanje da nijedan korak nije propušten.

Budućnost nam donosi potrebu fleksibilnog rada sa udaljenog mjesta. Skorašnji događaji usljed pandemije primorali su mnoge firme da se prebace na udaljeni rad. Zašto možemo reći da je nastupila budućnost udaljenog rada?

Prema nekim istraživanjima velike firme su već analizirale kako da dio zaposlenih pretvore u radnike sa udaljenog radnog mjesta (da rade od kuće). Kada se to ispravno uradi i firma i zaposleni imaju koristi od toga.

U prilog tome govori činjenica da je tokom desetak godina broj radnika na udaljeno, u razvijenom svijetu, narastao preko 140%. Od prije pet godina, broj zaposlenih koji tako rade je narastao za 25%. Zadnjih godina da preko 80% potencijalnih zaposlenih preferiraju poslove od kuće. Nema potrebe za putovanjem na posao a često zaposleni rade i više nego što je određeno.

Put prema omogućavanju da zaposleni rade udaljeno može biti brz ili temeljit.

Šta nije dobro kod brzih rješenja? Neke su firme ohrabrivale korištenje Dropbox, Google Drive ili Zoom da rasterete svoje mreže i riješe probleme dijeljenja dokumenata. Međutim, zaposleni ne primjenjuju sigurnosne prakse kod kuće. Ako se koristi Zoom na sastanku za koji nije postavljena lozinka pristupa, pitanje je ko može ući i slušati sastanak? Dopuštanje zaposlenima da biraju svoja tehnička rješenja dovodi do velikih problema upravljanja dokumentima i podacima. Neažurne informacije mogu nepovoljno uticati na poslovne procese ili odluke.

Sa druge strane, moderno, inteligentno rješenje za upravljanje dokumenata kao što je Gama System eDocs 5 omogućava visok nivo integriteta i zaštite dokumenata, te doprinosi efikasnosti. Samo određene osobe mogu promijeniti ili pristupiti informacijama. Sistem za upravljanje informacijama i dokumentima prati promjene dokumenata i svima daje na korištenje ispravnu verziju. Inteligentna pretraga dokumenata po uzoru na internet pretraživače omogućava složene uslove pronalaženja ispravnih dokumenata. Automatizacija toka dokumenata i informacija je podržana kako bi se znalo ko kreira, odobrava, potpisuje i otprema dokumente.

Rad na daljinu može biti od koristi istovremeno za firme i zaposlene. Pronalaženje pravog rješenja je ključno kao što je ključno obezbijediti mogućnost razvoja firmi. Samo nabolje firme će efikasno implementirati moderna rješenja i uspješno se nositi sa trenutnom pandemijom kao i sa svakom budućom nepredviđenom situacijom.

U digitalnoj budućnosti poslovanja, biće potrebno prilagoditi poslovni model tako da donosi nove prihode i daje novu vrijednost kupcima. Kao dio strategije, mudro je uzeti u obzir investicije u softverske alate koji su u funkciji ovog cilja.

Uvođenjem DMS koji ima podršku radnim tokovima ili procesima, polazi se od postojećih procesa. Analizom i formalizacijom procesa, zaposleni počnu pažljivije posmatrati način na koji obavljaju svakodnevne poslove. Najčešće se uoče poboljšanja koja dovode do efikasnijih procesa i na taj način do ušteda. Sve vrste informacija, konverzacija i dokumenata, vanjskih ili internih, objedinjeni su u jednom pretraživom sigurnom okruženju.

Cjelokupna komunikacija od kupaca ka firmi i od firme ka kupcima je dostupna u najkraćem mogućem vremenu, što kupcima daje osjećaj važnosti i sigurnosti. Takođe je potrebno njegovati stav da su podaci resurs firme iz kojeg se mogu izvesti nove vrste predviđanja i otkriti neočekivane obrasce u poslovanju.

Kao poslodavac, morate sebe dovesti do nivoa digitalnog lidera koji će graditi firmu koja magnetski privlači i zapošljava nove talente. Zato je potrebno implementirati softverske alate za upravljanje informacijama, sa funkcionalnostima koje direktno podržavaju stvaranje novih ključnih kompetencija potrebnih da se vaša firma istakne u odnosu na konkurenciju i ostvaruje stalni rast prihoda.