Benefiti digitalizacije arhivske građe.
Elektronski se arhiviraju svi dokumenti u elektronskom obliku koji:
- su originali ili imaju dokaznu snagu originala
- su nastali u vašem radu ili radom drugog subjektu, a nalaze se u vašem posjedu po bilo kom osnovu (primjer: ulazne fakture, ugovoro o poslovnoj saradnji, ugovori o radu i slično)
- imaju propisan rok čuvanja
Donošenje odluke
Složenost postupka i stepen digitalizacije dokuentacije koja će biti potrebna mogu se razlikovati u zavisnosti o količini i stanju gradiva, stanju metapodataka. Ako se odlučite digitalizirati postojeći arhiv a gdje su velike količine gradiva, vjerojatno će postupak digitalizacije biti malo duži, vremenski razmak između pojedinih koraka možda će se mjeriti u sedmicama ili mjesecima.
Procjena vremena i troška
U zavisnosti od količine kao i formata dokumenata koji se trebaju digitalizirati, pripremite mjesto za rad i planirajte pravilno budžet potreban za ovaj proces.
Priprema metapodataka
Ova aktivnost ima za cilj, dovoljno precizno identificirati cjelinu gradiva i ona njezina svojstva koja su relevantna za planiranje aktivnosti i resursa ili odabir uređaja
Mi smo uvijek spremni pomoći
Digitalizacija papirne dokumentacije nije jednostavna stvar i zahtjeva angažman i naručioca ali i izvođača. Pripremite team na saradnju.
Odredite dokumentaciju koju želite digitalizirati
Naizgled jednostavno ali nije. Ponekad je dokumentacija toliko stara, ili je arhivar otišao u penziju, novog dogo nije bilo, cijeli arhiv je tu ali gdje su bitni i koji su dokumenti bitni i trebaju biti digitalizirani.
Oprema koja može ispuniti očekivanja
Oprema koju koristi Gama System BH u procesu digitalizacije arhivske građe je takva da možemo skenirati velike količine dokumentacije različitih formata u vrlo kratkom vremenskom roku,
Tehnički zahtjevi
Mjesto i struja
Mjesto digitalizacije
Mjesto za odlaganje dokumentacije za uraditi i urađene dokumentacije
Ažuriranje
Redovna provjera toka i ispravnosti digitaliziranih dokumenata.
Pohrana skeniranih dokumenata
Način pohrane skenirane dokumentacije, u kojem formatu će dokumenti poslije digitalizacije biti pohranjeni?
Skeniranje na lokaciji
Skeniranje na lokaciji naručioca.
Mogućnost rada
Obezbjediti mogućnost rada u radnom ali i van radnog vremena pa čak i subotom i nedjeljom.
Šta kažu o procesu digitalizacije urađene od strane Gama System BH
