Gama System® Konsalting
Konsalting za bezpapirno poslovanje
Da li je moguće bezpapirno poslovati?
Vođenje poslovanja bez neograničenog broja papirnatih dokumenata čini se gotovo nemogućim. Velike količine papira i tonera za razne printere i mfp uređaje, su vrlo česte stavke za nabavu u svim preduzećima. U međuvremenu, a što smo mogli svi posvjedočiti tokom pandemije COVID19, poslovanje bez papira nije više samo plod mašte kreativnih futurista već stvarnost današnjice.
Najčešće postavljena pitanja
Kako poslovati bez papira, kada se stalno traži neki papir? Šta se smatra poslovanjem bez papira? Koje su prednosti poslovanja bez papira? Kakva su zakonska ograničenja u pogledu poslovanja bezpapira? Kakav uticaj bezpapirno poslovanje ima na firmu? Zašto bi trebao preći na bez papirno poslovanje?
Što znači bezpapirno?
Ako bi u nekoliko riječi željeli specificirati što je poslovanje bez papira, moglo bi se reći da je to proces uklanjanja papira iz firme. Kada to kažemo mislimo na dokumente i korespondenciju koja kruži unutar i izvan firme. Vrlo često su to računi, pisma, uputstva ili postupci koji u štampanom obliku kruže unutar firmi. Pošto se radi o fizičkom papiru, neko mora te papire odnijeti, sačuvati na neko vrijeme, kraće ili duže, osigurati i u zavisnosti od sadržaja dokumenta sigurno pohraniti, opet u neku prostoriju koja mora biti dodatno osigurana da ne bi došlo do gubitka papirnog dokumenta ili u najgorem slučaju otuđivanja istog. Procesi poslovanja bez papira osmišljeni su kako bi se funkcioniranje firme olakšalo u područjima gdje papir može ili predstavlja ograničenje.
Kada je pravo vrijeme razmišljati o bezpapirnom poslovanju?
da bi ste dobili odgovor na pitanje, postavite sebi i svojim kolegama sledeća pitanja:
1. Koliko vremena treba jednom dokumentu da sa protokola dođe u pravi odjel i pravoj osobi?
2. Koliko vremena Vaši klijenti/kupci čekaju na odgovor po upitu?
3. Znate li u svakom trenutku gdje i ko obrađuje odgovor na upit?
4. Gdje su pohranjeni ti dokumeti i ko sve ima pristup do istih?
5. Da li zbog vremena kojeg potrošite na odgovor gubite klijente?
6. Da li ste u posljednje vrijeme zagubili neki dokument?
Koji su izazovi prelaska u bezpapirno poslovanje?
Prelazak na poslovanje bez papira, ne uključuje samo oslobađanje od papirnog poslovanja, već i modernizaciju procesa koji djeluju unutar cijele firme. Svakako se isplati analizirati i procijeniti što je stvarno „pogrešno“ u poslovanju. Da bi ste mogli obaviti reviziju sa ciljem unapređenja poslovanje, trebate imati firmu koja ima iskustva u tome, i koji imaju takve reference da su sposobni odgovoriti Vašim pitanjima. Samo poznavanje uzročnika problema nije dovoljno da bi se riješili problemi, potrebni su i alati u obliku gotovih IT rješenja koja će poboljšati poslovanje firme a da se pri tome ne pretvore u dodatan izvor problema. Zato je bitno odabrati profesionalce koji su u mogućnosti pravilno prilagoditi specifične, individualne sisteme vašim potrebama.
Uvođenje ovakvih promjena zahtijeva dodatni angažman uposlenika ili vlasnika procesa. Kada upoznate prednosti elektronske razmjene podataka, troškovi takvog projekta će se pokazati malima. Vrlo brzo ćete osjetiti kako se uložena financijska imovina počinje vraćati. Ljudi se boje promjena, pitaju se da li će moći nositi sa novim načinom rada, da li će biti vremena da se posao uradi paralelno sa poslovima koje svakodnevno rade? Pitanja su opravdana, ali postoje profesionalci koji se svakodnevno bave navedenim poslovima, koji Vam sa pravim pristupom mogu olakšati proces prelaska u digitalni svijet.
