Koliko informacija u vašoj firmi dnevno, proizvedu i razmjenjuju zaposleni interno ili sa vanjskim okruženjem? Koliko ovih informacija je na papiru? Kolika bi bila korist automatizovanog načina organizovanja, snimanja, digitalizacije, označavanja, odobravanja, čuvanja, pristupa i izvršavanja zadataka koji uključuju vaše poslovne datoteke i dokumente? Koliko takav sistem doprinosi efikasnosti, produktivnosti i uštedama?

Sistem za upravljanje dokumentima ili DMS (Document Management System) obezbjeđuje:

• centralno, osigurano i pretraživo spremište za sve vrste zapisa ili dokumenata,
• digitalni prenos papirnih dokumenata i njihovu pohranu, čime se eliminira potreba za dodatnim prostorom (i troškovima) potrebnim za skladištenje papira, te se postiže raspoloživost, ubrzanje obrade, poboljšanje organizacije i povećanje efikasnosti,
• smanjenje rizika od gubitka ili oštećenja zapisa, putem digitalnog pohranjivanja.

Faktori koji utiču na dodavanje novih funkcionalnosti u poslovne softverske proizvode su uzrokovani potrebama firmi za unapređenje poslovanja. Granice između srodnih softverskih alata se gube. Napredni DMS imaju funkcionalnosti koje se preklapaju sa sistemima za upravljanje sadržajem (CMS), digitalnom upravljanju imovinom (DAM) i sistemima za upravljanje zapisima (RMS).

Po prirodi svoje funkcije, progresivni DMS su obogaćeni mogućnostima i alatima za kolaboraciju, sigurnost, radni tok (procese), revizijske tragove i nadzor. Sistem za upravljanje dokumentima je jedno od sredstava za transformaciju Vaše firme i potpuno ovladavanje informacijama uz pomoć digitalnih tehnologija.

U čemu je razlika između firmi koje se prilagode i uspiju u digitalnoj sutrašnjici i onih koje propadnu? Mišljenja koja iznose mnogi menadžeri uspješnih firmi se podudaraju u jednom: digitalna tranzicija je manje ovisna o tehnologiji a mnogo više o strategiji i novim načinima razmišljanja.

Digitalna transformacija dovodi do ogromnog povećanja podataka kojima firme raspolažu o internim ili eksternim događajima koji su ključni za kreiranje strategija uspješnog poslovanja. Sa društvenim medijima, mobilnim uređajima i senzorima na svakom koraku i uređaju, dobijate veliku količinu nestrukturiranih podataka koji omogućavaju firmama da drugačije osmisle ciljeve, naprave nove vrste predviđanja i otkriju neočekivane obrasce u poslovanju. Podaci kojima raspolažete se nalaze u raznim oblicima i dobijate ih iz raznih izvora, a generišu se stalno. Vrijednost podataka je povezivanje podataka iz raznih funkcionalnih cjelina firme.

Koje osobine su kupci spremni platiti kupovinom vašeg proizvoda? Skorija neovisna istraživanja pokazuju da su podaci ključno nematerijalno sredstvo za stvaranje nove vrijednosti. Firme koje žele ostati ispred svoje konkurencije i držati ritam sa potrebama tržišta, moraju biti digitalne u značajnoj mjeri. Oni koji optimiziraju svoje poslovanje korištenjem sistema za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System), strategijama za automatizaciju procesa i povećavanje saradnje (kolaboracije) između zaposlenih će biti najuspješniji.

Unaprijedite i poboljšajte poslovanje u rastućem digitalnom poslovnom okruženju. Za mnoge firme to znači uvođenje u svakodnevnu upotrebu DMS rješenja za upravljanje svim oblicima dokumenata i informacija u kontrolisanom okruženju. Digitalnu transformaciju teško možete izbjeći. Izazov je u tome da prelazak na digitalno pretvorite u vašu korist. Digitalna transformacija znači da svoje dokumente postavite na viši nivo. To je poduhvat koji treba planirati i pažljivo izabrati rješenje za upravljanje dokumentima. Implementacija sistema za upravljanje dokumentima je idealan način da osigurate dostupnost podataka, te da se s njima radi. Tada možete donositi još inteligentnije poslovne odluke u realnom vremenu i možete zauzeti Vaše mjesto u digitalnoj budućnosti.

Za veliki broj zaposlenih postalo je normalno da rade sa lokacije koja je udaljena od njihovog radnog mjesta, prostorija firme ili organizacije.

Za vaše klijente ili stranke ne smije biti razlike ako radite iz ureda ili sa udaljene lokacije. Normalno je da stranke očekuju isti ili viši nivo usluge. Vaša organizacija ili firma mora biti u stanju da ispuni njihova očekivanja i ostavi pozitivan utisak.

Da bi omogućili svojim zaposlenima, u uslovima kada se eliminira kontakt licem u lice, efikasan rad sa klijentima, morate omogućiti: siguran pristup i kontrolu dokumenata, jednu verziju dokumenta za sve zaposlene uključene u obradu, te softverski alat koji će u budućnosti izdržati nove izazove. Naprosto morate omogućiti zaposlenima jednostavan i efikasan pristup podacima.

Siguran pristup podacima i privatnost podataka mora biti prioritet. Ne smije se dopustiti zaposlenima da korištenje tehnologija kao što je privatno dijeljenje datoteka na platformama izvan kontrole organizacije (cloud file sharing).

Jedna verzija dokumenta obezbjeđuje da svi zaposleni, bez obzira gdje rade, imaju uvid u iste podatke. Rješenja kao što su pohrana na personalnim računarima/laptopima, slanje e-mailom, javno dijeljenje na društvenim mrežama, platformama za instant tekst ili razgovore, jednostavno ne dolaze u obzir.

Aplikacije koje će izdržati buduće izazove vam pružaju sigurnost jer, umjesto brzih rješenja koja samo odlažu probleme, dobijate unificiran način rada za sve zaposlene bez obzira na promjenu uslova u kojima se radi.

Zašto je izbor softverskog alata kritičan u uslovima udaljenog rada?

Prema istraživanju Association of Intelligent Information Management (AIIM), čak 62% firmi u potpunosti se oslanjaju na mrežno dijeljenje dokumenata. Pristup ovim dokumentima je problematičan kada se radi udaljenim pristupom. Gartnerova istraživanja upućuju na problem da više od pola zaposlenih dijele osjetljive (povjerljive) dokumente putem platformi za dijeljenje datoteka na Internetu. Ako se koriste ovakvi alati organizacija ili firma ne zna koji su podaci pohranjeni i gdje su. Ovo može da ugrozi reputaciju ako osjetljive informacije dospiju u poglrešne ruke.

Naše rješenje za dokumentni sistem, Gama System eDocs 5 uspješno rješava sve navedene izazove i obezbjeđuje sigurnost, privatnost, verzioniranje i robustnost, sada i ubuduće za sve vaše dokumente.

Sve firme, organizacije ili institucije imaju evidenciju koju moraju održavati u skladu sa zakonom i operativnim poslovnim potrebama, kao što su ugovori, zakonske obaveze, dosijei osoblja, marketinški materijali, dopisi, radna uputstva, projektna i proizvodna dokumentacija, zahtjevi i rješenja. Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS) su efikasni i olakšavaju posao održavanja evidencija dokumenata. Dodatno, DMS rješenje mora podržavati zakonski prihvaćene načine za očuvanje integriteta i autentičnosti dokumenata a to su digitalni potpis i vremenski pečat.

Za primjer, softver za upravljanje dokumentima je potreban u firmama koje traže način da implementiraju radne procese zasnovane na pravilima, kao što je pregled i odobrenje dokumenata prije objavljivanja i / ili izdavanja.

Medicinska ili finansijska industrija često koriste, održavaju i čuvaju zapise koji sadrže osetljive lične informacije, te mogu imati naročitu koristi od softvera za upravljanje i kontrolu dokumenata. Dokumentna rješenja mogu pomoći da se osigura pravna usklađenost dokumenata specifičnih za određenu industriju, a da se odgovarajućim korisnicima omogući brz i pouzdan pristup zapisima.

Ukratko, dokumentni sistemi imaju mjesto u svakoj djelatnosti koja koristi informacije. Razlozi za uvođenje dokumentnog mogu biti smanjenje troškova rada na reprodukciji izgubljenog dokumenta, smanjenje vremena kojeg zaposleni provode tražeći odgovarajući dokument, te ostvarenje ušteda u uredskom materijalu i prostoru za pohranu. Dodatni razlozi za DMS mogu biti sigurna digitalizacija (pretvorba) i pohrana dokumenata, traženje i izmjena dokumenta na efikasan način, pojednostavljenje poslovnih procesa u organizaciji a vrlo često analiza i unapređenje efikasnosti procesa i zaposlenih.

Mnoge firme ili organizacije nastoje da procijene uticaj pandemije na rad i na poslovanje. Implikacije na zaposlene u će biti brojne.

Svjedoci smo ubrzane tehnološke revolucije u proteklih 20 godina. Priroda i način obavljanja posla su se mijenjali u skladu sa napretkom tehnologije. Sa uticajem koji je pandemija već prouzrokovala, neke će profesije biti znatno pogođene a neke u potpunosti nestati.

Određeni broj firmi i organizacija je bio dobro pripremljen i njihovi zaposleni su nastavili da sa udaljenih lokacija koriste jednostavan pristup svim dokumentima i procesima, pri čemu je osigurana sigurnost i usklađenost sa zakonom. Njihove teškoće će biti minimalne.

Gama System eDocs 5 je odličan primjer kako se u firmama ili organizacijama koje su dobro pripremljene, može obezbijediti ista produktivnost zaposlenih i u radu sa udaljene lokacije. Firme koje to nisu na vrijeme prepoznale, zaista su u problemima. Oni će morati ponovo praviti dokumente koji negdje već postoje, u haosu kada se ne zna gdje je šta a vremena da se pronađe nema, bez mogućnosti da obezbijede sigurnost dokumenata, i sa teškoćama da klijentima ili strankama pruže odgovarajuću uslugu.

Sastanci će takođe doživjeti transformaciju. Mnogi će biti održavani virtualno umjesto licem u lice. Virtuelni događaji će zamijeniti fizičke uz alate koji će obezbijediti punu interakciju između učesnika koji rade na daljinu. Nadalje se postavlja pitanje kako će pandemija uticati na donošenje odluka?

Postoji mnogo mogućih strategija, jedino u čemu se stručnjaci slažu je da nema povratka na stari način poslovanja. Kada imate u rukama tehnologiju kao što je sistem za upravljanje informacijama i dokumentima, svi sadržaji se mogu na pravi način predstaviti i koristiti u digitalnoj formi. To je bio jedan od razloga zašto smo naš DMS Gama System eDocs 5 koncipirali tako da prihvata sve moguće formate informacija, omogućava zajednički produktivni rad na dokumentima, odlučivanje u obliku virtuelnih sastanaka, visoki nivo sigurnosti informacija, te držanje toka dokumenata pod kontrolom.

Organizacije ili firme koje se brzo prilagode, inoviraju i transformišu će biti u velikoj prednosti nad onima koji još ne razumiju razloge za uvođenje sistema za upravljanje informacijama i dokumentima.

Organizacije ili firme koje žele da posluju bespapirno, tako da digitalizuju fizičke papirnate zapise, često traže samostalnu aplikaciju za obradu skenova kako bi se ovi zapisi brzo učitali, bez potrebe za dodatnim koracima. Aplikacije za digitalizaciju su ponekad dio većeg integrisanog paketa koji nudi dodatne alate za praćenje, pohranu i dohvat tih digitalnih zapisa (dokumenata).

Firme u određenim sektorima podliježu državnim propisima koji određuju kako se podaci pohranjuju i kako im se pristupa. Ovi propisi često zahtijevaju od organizacija da čuvaju arhivske i trenutne dokumente u digitalnom formatu i da ograniče ko im može pristupiti. Tada se traže aplikacije za upravljanje dokumentima koje su dizajnirane da obezbijede usklađenost, i uključuju funkcije kao što su revizijski tragovi i dozvole zasnovane na aktivnostima ili ulogama. Dokumentni sistem postaje virtuelna soba za dokumente koja nudi više mogućnosti i zaštite od standardnih sistema za upravljanje dokumentima.

Mnoge firme imaju poteškoća u pronalaženju i pristupu dokumentima. Na primjer, dokumenti se mogu pohraniti na više lokacija, uključujući mrežne pogone (diskove), pojedinačne radne površine računara i platforme za razmjenu datoteka na webu, što u nekim slučajevima može kršiti pravila firme. Rješenje je da objedinite prostor za pohranu dokumenata tako da zaposleni mogu lako i bezbijedno da pristupe dokumentima. Kada nema ograničenja u pogledu vrste pohranjenog dokumenta, dobijate rješenje za upravljanje svim poslovnim sadržajima (ECM).

Određene firme zahtijevaju rješenja koja su prilagođena specifičnim životnim ciklusima dokumenta u njihovoj organizaciji i uključuju alate za upravljanje predmetima ili ugovorima. Idealno je kada se svaki radni tok može formalizirati unutar DMSa. Takav softver za upravljanje dokumentima pomaže u automatizaciji i praćenju jedinstvenog radnog toka ovih zapisa kako bi se poboljšala efikasnost uz istovremeno osiguravanje da nijedan korak nije propušten.