Motivi digitalizacije sistema i procesa neke firme mogu biti bitno različiti, ono što je svima zajedničko jest činjenica da već danas treba razmišljati o poslovanju sutrašnjice. Firma koja se ne prilagodi digitalizaciji, u konačnici će se boriti s administrativnim i financijskim poteškoćama te će nestati s tržišta. Najčešći izazovi sa kojim se danas firme susreću su velike količine dokumenata, održavanje velikih količina ispisnih uređaja, planiranje, izvještavanje, traženje dokumentacije, kontrola pristupa do dokumenata, kao i drugi kompleksni procesi koji oduzimaju izuzetno puno vremena.

Tržište je nemilosrdno, tjera privatne, ali i državne firme i organizacije da izrazitu pažnju predaju kontroli i smanjenju troškova. Poslovni podaci koji se koriste za statistike i analize moraju biti pregledni i lako dostupni. Zahvaljujući razvoju informacijskih tehnologija sada je moguće doći do potrebnih podataka i dokumenata u rekordno brzom vremenu, a vlasnici mogu bolje i dublje shvatiti svoje poslovanje.
Ulaganje u digitalizaciju poslovanja je ulaganje u opstanak i konkurentnost na tržištu, to više nije trend nego nužnost. Poslovni subjekt je konkurentan na tržištu onoliko koliko je dobro informisan, a firma kada je brza i efikasna u protoku informacija između uposlenika.